Staff
Module finance, pour les cabinets et centres de santé

La recette du centre, close en trois chiffres.

Régime obligatoire, mutuelle, part patient : le module parle la langue du tiers payant, parce qu'une journée de cabinet se décompose comme ça et pas autrement. La personne qui ferme la journée saisit ces trois montants, et le mois se lit ensuite tout seul.

  • Trois montants le soir, le total se vérifie pendant la frappe
  • Le mois comparé à l'an dernier à nombre de journées égal
  • Ce que les caisses doivent encore, en un seul chiffre
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Compris dans toutes les formules, à allumer dans les réglages de l'établissement. 29 à 89 € HT par mois et par établissement, pas par salarié.

Jeudi 17 septembre · journée closeExemple de soirée

3montants à saisir

0tableur à tenir

Régime obligatoire 4 210,50 € · mutuelle 1 685,20 € · part patient 214,00 € · total 6 109,70 €

Septembre à date : 58 400 € sur 12 journées, +9 % par rapport aux 12 premières journées de septembre 2025.

Projection du mois : 104 900 €. Il reste 8 journées ouvertes au planning.

Un module de centre de santé, pas un tableau de bord universel.

Les trois montants demandés le soir sont ceux du tiers payant : la part payée par l'Assurance maladie, celle payée par les complémentaires, et ce que le patient règle lui-même. C'est la décomposition d'une journée de cabinet, de centre de santé ou de cabinet dentaire.

  • Cabinets médicaux et dentaires, centres de santé, centres d'ophtalmologie, laboratoires : le module est écrit pour eux, avec leurs mots.
  • Un commerce, un restaurant ou un hôtel suit sa recette autrement, sans régime obligatoire ni complémentaire : ce module n'est pas pour eux, et Staff ne fera pas semblable du contraire.
  • Il s'allume établissement par établissement dans les réglages : un client qui ne suit pas sa recette dans Staff ne voit pas l'écran, plutôt que de le voir vide.

Le soir, trois chiffres partent par message. Et c'est tout.

Dans la plupart des cabinets, la recette du jour existe : elle circule en message, elle s'empile dans un classeur, et personne ne la relit avant la visite du comptable. Le chiffre est là, la lecture n'y est pas.

  • « Je connais ma journée, mais je ne sais pas si le mois est au-dessus de l'an dernier. »
  • « Le tableur, c'est moi qui le tiens. Quand je ne suis pas là, il ne se remplit pas. »
  • « Les caisses doivent encore, j'en suis sûr, mais je serais incapable de dire combien. »
  • « Je découvre mon mois en septembre, quand le comptable me l'annonce. »

Ce que le module fait, et comment.

Six gestes, tous dans le même écran : la saisie du soir, la lecture du mois, et le suivi de l'encaissement. Rien à installer, rien à exporter pour commencer.

  • Trois montants, et la journée est close

    Part régime obligatoire, part mutuelle, part patient : les trois chiffres que le centre s'envoie déjà par message, avec les mêmes mots. Le total s'affiche pendant la frappe, et un zéro de trop se voit tout de suite.

  • Quinze jours pour corriger

    On revient sur une soirée oubliée ou mal saisie pendant quinze jours. Changer la date charge les chiffres de la journée choisie, pour qu'on ne réécrive pas une soirée avec celle d'une autre.

  • Patients et actes, facultatifs

    Deux décomptes indépendants : un patient repart souvent avec plusieurs actes cotés. Renseignés, ils donnent la recette par patient et la cotation moyenne. Laissés vides, ils restent vides : « zéro patient » et « je ne les ai pas comptés » ne se lisent pas pareil.

  • Le mois comparé à nombre de journées égal

    Douze journées de septembre ne se comparent pas à un septembre entier. Le mois à date se mesure contre les douze premières journées de l'an dernier, jamais contre le quantième ni contre le mois complet.

  • La projection du mois, quand le planning est publié

    Chaque journée encore ouverte au planning est chiffrée à la moyenne de son jour de semaine, jamais à la moyenne du mois : chez un cabinet, un vendredi ne vaut pas un mardi. Une journée sans historique récent sort du calcul, et la page le dit.

  • Télétransmis, payé : deux cases distinctes

    La responsable facturation coche l'une le soir, l'autre des semaines plus tard quand la caisse a viré. Entre les deux, il y a ce que les caisses doivent encore, et c'est un chiffre que personne ne suit dans un tableur.

Une journée non saisie n'est pas une journée à zéro.

C'est la règle qui tient tout le reste. Un centre fermé le samedi verrait sinon sa moyenne amputée d'un septième et sa courbe s'effondrer chaque semaine. Une journée sans recette saisie se signale donc, au lieu de creuser le mois.

  • Les journées manquantes sont comptées et datées : vous savez laquelle rattraper, et la moyenne ne mange pas le trou.
  • Les courbes se lisent journée ouverte après journée ouverte, jamais par quantième.
  • La projection ne sort pas tant qu'il n'y a pas assez de journées saisies dans le mois : un chiffre faux présenté comme une prévision est pire que pas de prévision.
  • Une journée d'un jour de semaine sans historique récent n'est pas chiffrée, et la page nomme la date écartée plutôt que de lisser en silence.

Ce qui est facturé, et pas encore en banque.

Deux sources, un seul total : les journées que personne n'a cochées « payé » et les subventions ou forfaits que vous attendez. Elles répondent à la même question, donc elles vivent au même endroit.

  • Les journées pas encore payées.

    Toutes les journées facturées dont la case « payé, en banque » n'est pas cochée, additionnées, avec la date de la plus ancienne. C'est l'argent dû, pas l'argent encaissé.

  • Les subventions et forfaits attendus.

    Le forfait structure, l'aide acceptée mais versée sous quarante-cinq jours : le gérant les saisit avec leur période et leur date attendue, et ils rejoignent le même total.

  • Le retard se voit.

    Une ligne attendue avant aujourd'hui et toujours pas encaissée se signale. Vous savez quoi relancer sans relire le compte bancaire ligne à ligne.

  • Un blanc n'est pas une créance.

    Les journées reprises d'un ancien tableur n'ont jamais reçu de réponse à la question « payé ? ». Le module ne compte qu'à partir du jour où la question a commencé à recevoir une réponse chez vous : sinon il afficherait des millions de créances imaginaires.

La recette n'est pas une donnée d'exploitation.

L'écran ne s'allume que pour le gérant et pour les comptes à qui il a donné la facturation. Le refus n'est pas dans l'interface : il est posé dans la base de données, et l'écran ne fait que ne pas le proposer.

Le gérant

Tout son centre : les douze mois, les courbes, la projection, l'attente d'encaissement.

Un compte facturation

Saisit et relit les journées de son établissement, sans accès aux autres sites.

Le reste de l'équipe

Ne lit que les soirées qu'il a saisies lui-même, et aucune moyenne calculée dessus.

Ce que le module ne fait pas.

Écrit ici plutôt que découvert après la signature. Staff suit ce qui entre, il ne tient pas votre comptabilité.

  • Il ne télétransmet rien et ne parle à aucune caisse : la case « télétransmis » est un suivi, pas un envoi.
  • Il n'établit aucune facture patient, ne tient ni plan comptable, ni grand livre, ni TVA.
  • Il ne rapproche pas le compte bancaire : « payé, en banque » est une case que quelqu'un coche, pas un relevé qui se lit tout seul.
  • Il ne remplace ni l'expert-comptable ni le logiciel de paie : il prépare des éléments que l'établissement vérifie avant de les transmettre.

Questions sur le suivi de la recette

Comment suivre la recette quotidienne d'un cabinet ?

La personne qui ferme la journée ouvre Staff et saisit trois montants : la part payée par l'Assurance maladie, la part payée par les mutuelles et la part réglée par le patient. Le total s'affiche pendant la frappe. La journée est alors close, comptée dans le mois, et corrigeable pendant quinze jours. Le nombre de patients reçus et d'actes cotés reste facultatif.

Le suivi de la recette est-il compris dans l'abonnement ?

Oui, dans toutes les formules. Ce n'est pas un module facturé à part : il s'allume établissement par établissement dans les réglages, parce que tous les clients ne suivent pas leur recette dans Staff. L'abonnement reste de 29 à 89 € HT par mois et par établissement, pas par salarié.

Qui peut voir le chiffre d'affaires dans Staff ?

Le gérant, et les comptes à qui il a donné la facturation, nommément. Un autre membre de l'équipe ne voit que les soirées qu'il a saisies lui-même, et aucune moyenne : un récapitulatif calculé sur cet échantillon serait faux avec l'aplomb d'un vrai chiffre. Le refus est posé dans la base, pas seulement dans l'écran.

Comment savoir ce que les caisses doivent encore ?

Chaque journée porte deux cases, « télétransmis » et « payé, en banque ». Le module additionne les journées facturées qui ne sont pas cochées payé, y ajoute les subventions et forfaits que vous attendez, et affiche le total avec la date de la plus ancienne. C'est la question « qu'est-ce qui doit encore tomber », répondue en un chiffre.

Le module convient-il à un restaurant ou à un commerce ?

Non, et c'est assumé. Les trois montants demandés le soir sont ceux du tiers payant : régime obligatoire, complémentaire, part patient. Un restaurant ou un commerce n'a ni l'un ni l'autre, et remplir ces cases avec un chiffre d'affaires de caisse ne voudrait rien dire. Le module est écrit pour les cabinets, les centres de santé et les cabinets dentaires. Le planning, le pointage et l'export paie de Staff, eux, servent tous les métiers.

Staff remplace-t-il un logiciel de comptabilité ?

Non, et il ne le prétend pas. Staff ne télétransmet rien, n'établit aucune facture patient, ne tient ni plan comptable ni TVA et ne rapproche pas le compte bancaire. Il suit ce qui entre, jour après jour, et prépare les éléments que votre expert-comptable attend. Il vient à côté de votre logiciel métier.

Peut-on comparer un mois en cours à l'an dernier sans se tromper ?

C'est la raison d'être de la comparaison à date : douze journées de septembre se mesurent contre les douze premières journées de septembre de l'an dernier, à nombre de journées égal. La table des douze mois, elle, compare des mois entiers, et l'écart du mois en cours y reste négatif tant que le mois n'est pas fini. Les deux sont affichées, et la page dit laquelle compare quoi.

À voir aussi

Voyez votre mois avant que le comptable ne vous l'annonce.

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