Conditions générales de vente et d'utilisation

Dernière mise à jour : 22 octobre 2026.

1. Objet

Les présentes conditions régissent la souscription et l'utilisation de Staff, application de planning, de pointage et de préparation de la paie éditée par MEDKEY (SARL à associé unique, RCS Paris 900 000 183). Staff est destiné aux professionnels pour la gestion de leur équipe. En souscrivant, le client déclare agir dans le cadre de son activité professionnelle.

2. Essai

L'essai ne demande aucune carte bancaire. Sa durée est celle annoncée au client au jour de son inscription, dans la limite de trois mois, et à défaut de quatorze jours. Cette durée est confirmée dans son espace Abonnement, et un établissement déjà en essai conserve son échéance quelle que soit l'offre proposée ensuite. Au terme de l'essai, sans souscription, la création de shifts et le pointage sont suspendus ; les documents déjà déposés restent consultables. Aucun prélèvement n'est déclenché par le seul fait de laisser l'essai expirer.

3. Évolution du service

Staff évolue en continu : des fonctionnalités peuvent être ajoutées, modifiées ou retirées, dans les conditions prévues à l'article 11. Ces évolutions ne réduisent en rien les engagements de MEDKEY sur la propriété, la conservation, la sécurité et la confidentialité des données, tels que décrits à l'article 9 et dans l'accord de sous-traitance.

4. Tarifs

L'abonnement est facturé par établissement, et non par salarié. Trois formules : Démarrage à 29 € par mois jusqu'à 5 salariés, Pro à 59 € par mois jusqu'à 15 salariés, Business à 89 € par mois sans limite d'effectif.

La formule applicable dépend de deux choses : l'effectif de l'établissement, et les fonctions utilisées. La préparation de la paie, le coffre des documents du salarié et la gestion des vacataires demandent au moins la formule Pro. La gestion des stocks, la lecture automatique des contrats et des bulletins et les modèles de contrat sur mesure demandent la formule Business. La formule retenue est la plus élevée de ces deux exigences : un cabinet de trois salariés qui prépare sa paie dans Staff relève de la formule Pro, pas de la formule Démarrage.

Rien ne se facture automatiquement. Lorsque l'effectif atteint le plafond de la formule souscrite, l'application refuse l'ajout d'un salarié supplémentaire et invite à passer à la formule supérieure : le plafond ne se franchit pas à votre insu. Le nouveau tarif s'applique à l'échéance suivante, et le passage à une formule inférieure suit la même règle lorsque l'effectif diminue.

Ces prix s'entendent hors taxes. La taxe sur la valeur ajoutée au taux en vigueur s'ajoute au moment du paiement. Les tarifs applicables sont ceux affichés sur la page Tarifs au jour de la souscription.

5. Paiement

Le paiement est traité par Stripe. MEDKEY n'a jamais accès au numéro de votre carte. Chaque échéance donne lieu à une facture, envoyée par e-mail et disponible depuis votre espace Abonnement.

Les factures sont payables comptant, à leur date d'émission. Conformément aux articles L.441-10 et D.441-5 du code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans qu'un rappel soit nécessaire, des pénalités de retard au taux de trois fois le taux d'intérêt légal, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €, complétée sur justificatifs si les frais réellement engagés sont supérieurs. Aucun escompte n'est accordé pour paiement anticipé (article L.441-9 du code de commerce). À défaut de régularisation, MEDKEY peut suspendre l'accès au service dans les conditions de l'article 6.

6. Durée et résiliation

L'abonnement est sans engagement et se reconduit automatiquement à chaque échéance. Il peut être résilié à tout moment depuis l'application ; la résiliation prend effet à la fin de la période déjà réglée, sans remboursement de celle-ci.

En cas de défaut de paiement, MEDKEY laisse un délai de grâce de quatorze jours à compter de la fin de la période payée. Passé ce délai, elle peut fermer les écritures, c'est-à-dire la création de shifts et le pointage d'arrivée. La consultation et le téléchargement des documents restent ouverts, et le droit de récupération des données prévu à l'article 9 s'exerce pleinement pendant la suspension.

7. Absence de droit de rétractation

Staff s'adresse à des professionnels qui l'utilisent pour gérer leur équipe, c'est-à-dire dans le champ de leur activité principale. Le droit de rétractation de quatorze jours prévu par le code de la consommation ne s'applique donc pas. L'essai gratuit a précisément pour objet de permettre au client d'évaluer le service avant de payer.

8. Obligations du client

• Fournir des informations exactes sur son établissement.
• Conserver ses identifiants confidentiels et ne pas les partager.
• Informer ses salariés de l'usage de Staff et disposer d'une base légale pour les traitements qu'il met en œuvre, notamment lorsqu'il active le pointage dans une zone géographique.
• N'utiliser l'application que conformément à sa destination et au droit applicable.

9. Données

Les données saisies dans l'application appartiennent au client. MEDKEY agit comme sous-traitant au sens du RGPD : le cadre est fixé par l'accord de sous-traitance, qui fait partie intégrante des présentes conditions.

Le client exporte lui-même, à tout moment et depuis l'application, la préparation de la paie du mois, les éléments variables de paie, le rapport de paie sur la période de son choix, le registre unique du personnel et le relevé des émargements. Les trois premiers relèvent de la fonction paie, ouverte à partir de la formule Pro. Chaque pièce déposée dans le coffre d'un salarié se retélécharge document par document : il n'existe pas de téléchargement groupé, et MEDKEY ne le présente pas comme tel.

Certaines données n'ont pas d'export dans l'application : la messagerie interne, les tâches, les disponibilités, les compétences, les notes de journée, les stocks, l'historique des modifications de planning et le détail des demandes de congés. MEDKEY le dit plutôt que d'écrire « toutes vos données » sans le tenir. Sur demande écrite, elle produit une extraction complète et la remet par un moyen sécurisé dans un délai de quinze jours ouvrés. Cette extraction est gratuite une fois par année civile, ainsi qu'à la fin du contrat.

À la fin de l'abonnement, le client dispose de trente jours pour récupérer ses données, après quoi elles sont supprimées, sauf obligation légale de conservation. La suspension pour défaut de paiement ne ferme que les écritures : la consultation et le téléchargement des documents restent ouverts.

10. Disponibilité et responsabilité

MEDKEY met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du service, sans garantie d'absence totale d'interruption. La défaillance d'un prestataire technique auquel MEDKEY a recours, un hébergeur par exemple, ne constitue pas un cas de force majeure : MEDKEY a choisi ses prestataires et répond de ceux qu'elle s'est substitués. Les interruptions programmées sont annoncées à l'avance et placées, autant que possible, en dehors des heures d'ouverture des établissements.

Staff est un outil d'organisation et de décompte : il ne se substitue ni à un logiciel de paie, ni à un expert-comptable, ni au respect par l'employeur de ses obligations en matière de durée du travail.

MEDKEY répond des dommages directs causés au client par un manquement à ses obligations. Sa responsabilité, toutes causes confondues et par année contractuelle, est limitée au montant des sommes hors taxes versées au titre des douze mois précédant le fait générateur du dommage, sans pouvoir être inférieure à trois mille euros.

Ce plancher n'est pas une formule de style. Un plafond assis sur les seules sommes versées vaudrait zéro pendant la période d'essai gratuite, où aucune somme n'a été versée, et une limitation qui vide de sa substance l'obligation essentielle du débiteur est réputée non écrite au sens de l'article 1170 du code civil. MEDKEY préfère une limite crédible qui tienne devant un juge à une limite illusoire qui tomberait tout entière.

MEDKEY ne répond pas des dommages indirects, notamment de la perte d'exploitation, du manque à gagner, de la perte de clientèle ou de l'atteinte à la réputation.

Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de faute lourde ou dolosive, ni en cas de dommage corporel, ni dans les cas où la loi les écarte. Elles ne sauraient priver de sa substance l'obligation essentielle de MEDKEY, qui est de fournir un service de décompte du temps de travail conforme aux présentes conditions et au contrat d'abonnement.

11. Évolution des conditions

MEDKEY fait évoluer Staff. Une évolution qui retirerait une fonctionnalité utilisée par le client lui est annoncée au moinstrente jours avant son entrée en vigueur.

MEDKEY peut modifier les présentes conditions ou ses tarifs. Toute modification substantielle, notamment une hausse tarifaire, est notifiée au moins deux mois avant son entrée en vigueur. Le client qui ne l'accepte pas peut résilier sans frais jusqu'à cette date, et les sommes correspondant à la période non servie lui sont remboursées.

12. Droit applicable

Les présentes conditions sont soumises au droit français. À défaut de résolution amiable, tout litige relève des tribunaux compétents de Paris.